Zahájení daného ročníku

Organizátor ročníku pošle začátkem září všem klubům email s organizačními pokyny pro nadcházející ročník.

Do data zahájení (1.11.2024) každý účastnický fotoklub splní tyto podmínky

• Vytvoří soutěžní kolekci (viz následující sekce)
• Stáhne si tabulku pro přihlášení snímků, kde
• vyplní první list se seznamem soutěžních fotografií,
• vyplní druhý list s kontaktními informacemi na klub a hlavní osoby (předseda, map.ref.),
  
• třetí list tabulky je hodnotící list, vyplní se automaticky z prvního, použije se pro tisk 16 výtisků, které se přiloží ke kolekci fotografií,
• celou tabulku odešle účastnický klub pořadateli emailem (nebo přes úschovnu zároveň s fotografiemi, viz.dále)
• Vytvořenou kolekci odešle klubu, který má v okruhu nejbližší vyšší pořadové číslo.
• Pošle pořadateli přes službu uschovna.cz soutěžní snímky v elektronické podobě, pokud možno v plném rozlišení - kvůli tisku katalogu.
  
• Uhradí účastnický poplatek 2000,- Kč na účet 2802417050 / 2010;
  K platbě bude klub vyzván formou emailu, obsahujícího fakturu s platebními instrukcemi.
  

Organizátor ročníku cca do týdne po obdržení všech přihlášek

• sestaví kompletní seznam soutěžních fotografií pro účely on-line záznamu hodnocení
• odešle každému fotoklubu odkaz na jeho on-line hodnotící tabulku, kterou uvidí pouze daný fotoklub a organizátor.

Hodnocení fotografií a jejich koloběh

Způsob hodnocení

• Základním principem je práce s tištěnými fotografiemi, kde všichni pracují s totožným materiálem. Nepředpokládá se hodnocení "na obrazovce", proto nemá smysl přikládat ke kolekci tištěných fotografií CD či USB; digitální forma snímků je určena pouze pro pořadatele, za účelem sestavení katalogu.
• Hodnocení provádí každý klub kolektivně (musí přitom dojít ke společnému ohodnocení)
• Hodnotí se jednotlivě každá fotografie (případný cyklus je také chápán jako jedno dílo s jednou známkou), stupnice je 1 až 10 bodů, čím lepší fotografie, tím více bodů
• Hodnocení by mělo brát zřetel na technickou stránku (kvalitu), originalitu, výtvarnou hodnotu (emoce)

Záznam a odeslání hodnocení

• Pro prvotní záznam hodnocení použije hodnotící fotoklub jeden z papírových hodnotících listů (součást hodnocené kolekce), ten uchová u sebe pro případnou pozdější kontrolu
• Bezprostředně po vyhodnocení dané kolekce „mapový referent“ 
• vyplní hodnoty do web-tabulky, na kterou dostal při zahájení soutěže odkaz od organizátora (neposílá nic organizátorovi emailem)
  
• oznámí organizátorovi tuto skutečnost několika kliknutími na stránce k tomu určené.

Koloběh 

• Každý fotoklub hodnotí ostatních 16 klubů, má na to cca 8 měsíců, tj. 2 kolekce každý měsíc; je nanejvýš žádoucí, aby se kolekce nikde nezdržovaly a nehromadily - komplikuje to pak situaci všem následujícím klubům.
• Bezprostředně po vyhodnocení dané kolekce zašle "mapový referent" kolekci dalšímu klubu v pořadí, tj. klubu s nejbližším vyšším pořadovým číslem. 
• Poslední klub ze seznamu (Znojmo) zasílá kolekce prvnímu klubu (Blatná). 
• Nezáleží na tom, zda bude odesláno přes ČP, Zásilkovnu, DPD, či jinou dopravní službu nebo zda mapu dovezete k následujícímu fotoklubu osobně. Nicméně odesílatel zodpovídá za to, že bude mapa doručená a že v případě využítí dopravních služeb a kurýrů bude mapa řádně zabalená a pojištěná na částku 5000,- Kč.
• Poslední hodnocenou kolekci (tj. kolekci toho klubu, kterému jinak kolekce v rámci okruhu posílá) zasílá každý fotoklub pořadateli (viz. adresa v záhlaví).

V říjnu 2024 proběhlo hlasování všech fotoklubů ohledně potvrzení publikovaných pravidel soutěže.  Součástí formuláře bylo i explicitní vyjádření (souhlas/zamítnutí) několika změn proti minulosti.